6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

İstanbul Sağlık ve Teknoloji Üniversitesi Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Birimi (kısaca PDR), Klinik Psikolog ile yapılacak görüşme/görüşmeler kapsamında düzenlenen ve bu görüşmenin tarafı olan DANIŞAN ve DANIŞAN’ın bildireceği kişilere ait kişisel verileri işlemektedir. Kişisel verilerinizin işlenme amacı, aktarılması, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında yer alan haklarınıza işbu aydınlatma metni ile ulaşabilirsiniz.

Kişisel verileriniz İSTÜN PDR tarafından veri sorumlusu sıfatı ile; KVKK madde 4 kapsamında;

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak,
• Aramızda doğan sözleşme çerçevesinde,
• Bize bildirdiğiniz veya bildirildiği haliyle güncelliğini ve doğruluğunu koruyarak,
• İşlenme amacına uygun, sınırlı ve ölçülü şekilde,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmek üzere,

işlenmektedir. Kişisel verilerin işlenmesinde KVKK’ya uygun olarak her türlü teknik ve hukuki tedbir alınmaktadır.

1. İşlenen Kişisel Veriler, Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

İşbu Aydınlatma Metni içerisinde geçen “kişisel veri” ifadesi aşağıda sıralanmış olan bilgileri kapsayacaktır.

• Kimlik Bilgisi (ad ve soyad ile T.C. kimlik numarası, medeni hali bilgilerinden ibarettir)
• İletişim Bilgisi (e-mail, adres, sabit telefon ve cep telefonu bilgilerinden ibarettir)
• Mesleki Deneyim Bilgisi (meslek grubu ve görev/ünvan bilgilerinden ibarettir)
• Özel nitelikli kişisel veriler (din, dil, ırk, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, kılık-kıyafet ve sair)
• Ses ve görüntü kayıtları
• Sağlık bilgileri

DANIŞAN’lara ait kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler ile referans olarak gösterilen kişilere ait kişisel veriler; DANIŞAN’ın bizzat kendisi tarafından İSTÜN’e yazılı ya da internet ortamında yapılan başvuru/kayıt formları, elektronik ortamda iletilen bilgi ve belgeler gibi her türlü döküman vasıtasıyla toplanmaktadır.

2. Veri İşleme Esnasında Dayanılan Hukuki Sebepler

• Açık rızanın varlığı (m. 5/1)
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (m. 5/2-a)
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ve yakın akrabalara ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (m. 5/2-c)
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m. 5/2-ç)
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (m. 5/2-d)
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m. 5/2-e)
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m. 5/2-f)

3. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, ilgili mevzuat uyarınca toplanan kişisel verileriniz, kanunda öngörülen ilkelere uygun olarak, tamamen veya kısmen, otomatik olarak veyahut herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilerek, kaydedilerek, depolanarak, değiştirilerek, yeniden düzenlenerek, işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, “DANIŞMANLIK BİRİMİ” faaliyetleri kapsamında Kanunun 4., 5., 6. maddelerine ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Sunmuş olduğumuz danışmanlık hizmeti kapsamında mevzuat gereği saklanması gereken verilerin muhafaza edilmesini sağlamak,
• Kimliğinizi teyit etmek, sunulan danışmanlık hizmeti kapsamında anlaşmalı kurumlarla hukuki irtibatınızın teyit edilmesi,
• Danışmanlık hizmetlerinin sunulması,
• Fiziksel formları doldurmanız için gerekli süreçlerin sürdürülmesi, ilgili kişilerin işlem güvenliğinin sağlanması.

Danışmanlık Birimi olarak tarafınızdan elde edilen kişisel verileriniz her şeyden önce size etkili, güvenli ve kaliteli hizmetin sunulması amacıyla kullanılacaktır. Kişisel verilerinizin genel kullanım amaçları arasında kimliğinizi teyit etme, danışman ve danışan iletişiminin sağlanabilmesi, kamu sağlığının korunması ve etkin bir biçimde yürütülmesi bulunmaktadır.

Yukarıda yazılı amaçlar doğrultusunda, Danışmanlık Birimi faaliyetleri ile sınırlı olmak üzere, işbu aydınlatma metninin 1 numaralı maddesinde yazılı kişisel verileriniz işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerin Üçüncü Kişilere Aktarılması

Kişisel verileriniz yalnızca işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak 3. kişilere aktarılmaktadır.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği: Danışmanlık Birimimizce işlenen kişisel verileriniz, Danışmanlık Birimimizin tabi olduğu ilgili mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kanununun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aşağıda yazılı amaçlarla gerekli olduğu takdirde kamu kurum kuruluşlarına, gerçek kişiler ve özel hukuk tüzel kişilerine aktarılacaktır.

İSTÜN PDR, kişisel verilerinizi psikoterapi faaliyetlerinin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğin sağlanabilmesi amacıyla yasal olarak aktarılması gereken idari ve resmi makamlara, faaliyetlerimizi yürütmek üzere dışarıdan hizmet alınan üçüncü taraflara, işbirliği yaptığımız, program ortağı kurum ve kuruluşlara, işbirliği yapılan yurt içi/yurt dışı kuruluşlara, hizmet/destek/danışmanlık alınan ya da proje/program ortağı olunan yurt içi/yurt dışı/uluslararası kuruluşlara, güvenlik ve çağrı merkezi gibi alanlarda destek aldığımız üçüncü kişilere, alt yüklenicilere, bağımsız denetim ve destek hizmeti alınan kuruluşlar gibi tüzel kişilere ve işbirliği içerisinde olan üçüncü tarafların hukuki ve ticari güvenliğini teminen ve/veya elektronik ve fiziksel ortamların güvenliğinin sağlanması amacıyla yurt içi ve yurt dışındaki üçüncü kişilere, veri işleme faaliyetlerinde İSTÜN’e destek sunan hizmet sunucularına, ilgili mevzuat hükümleri uyarınca denetim amacıyla ilgili sözleşmeler kapsamında denetim firmalarına, ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talepleri kapsamında sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere belirlenmiş kamu kurum ve kuruluşlarına, ticari elektronik ileti aracı hizmet sağlayıcısına KVKK’da öngörülmüş koşullar çerçevesinde aktarılabilecektir.

5. Süre

Kişisel verileriniz KVKK başta olmak üzere kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata ve diğer mevzuatlarda zorunlu kılınan sürelere (zamanaşımı süreleri gibi kanuni süreler, meşru menfaate ilişkin süreler dâhilinde) uygun şekilde, her hâlükârda yukarıdaki meşru amaçlar ortadan kalkmadığı müddetçe işlenecektir.

Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz Danışmanlık merkezi tarafından veya talebiniz üzerine Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir. Kanunen işlenmesi gereken veriler haricindeki kişisel verilerin işlenmesi için verdiğiniz izni her zaman geri alabilirsiniz.

6. İlgili Kişinin Hakları

Kişisel verileri işlenen kişi/kişiler, KVKK’nın “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11 inci maddesi kapsamında yer alan ve aşağıda belirtilen taleplerini, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”e göre İSTÜN’e yazılı olarak iletebilir.

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

İlgili kişilerin haklarına ve KVKK’nın uygulanmasına ilişkin talepler, İstanbul Sağlık ve Teknoloji Üniversitesi’nin Sütlüce Mah. İmrahor Cad. No: 82 Beyoğlu / İstanbul adresine yazılı olarak iletilebilecektir.

Yukarıda belirtilen üniversite adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu istun@hs02.kep.tr KEP adresine güvenli elektronik imzalı olarak veya veri sorumlusu ile paylaştığınız e-posta adresi üzerinden pdr@istun.edu.tr adresine iletebilirsiniz.

Talebin niteliğine göre talep en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Başvuruya yazılı olarak cevap verilmesi durumunda, 10 sayfaya kadar ücret alınmayacak olup 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 5 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyeti tutarında bir ücret talep edilebilecektir.

Başvurular Türkçe yapılmalıdır. Başvurularda talebinizin değerlendirilebilmesi ve tarafınıza dönüş yapılabilmesi için ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası/kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası ve talep konusu bulunması zorunludur.

İlgili kişinin sahip olduğu ve yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda; talep ettiği hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiği konunun şahsı ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor ise bu konuda özel olarak yetkili olması ve yetkisini belgelendirmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğini tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Yukarıda belirtilen aydınlatma metni içinde yer alan bilgilendirme KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla yapılmıştır.

8. Veri Sorumlusunun Kimliği

İstanbul Sağlık ve Teknoloji Üniversitesi Danışan Açık Rıza Formu

İstanbul Sağlık ve Teknoloji Üniversitesi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca hazırlanan “Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Birimi Danışan Aydınlatma” metnini okudum.

Kişisel verilerim olan ad-soyad, medeni hâl, cinsiyet, yaş gibi kimlik verilerim ile özel nitelikli verilerimin; e-posta, telefon numarası gibi iletişim verilerimin; eğitim durumum, mesleğim gibi özlük verilerimin; yüz yüze ya da internet (Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet, Google Duo, WhatsApp ve sair ile yapılacak görüşme) üzerinden sesli ve görüntülü olarak yapılacak psikoterapi görüşmelerindeki ses ve görüntü kaydımın, randevu bilgilerimin, ruh sağlığı verilerimin, terapide anlatacağım özel hayatıma ilişkin verilerin, önceki terapi bilgilerimin, kullandığım ilaçlar, aile geçmişim, çocukluk, aile ve arkadaş ilişkilerimin, mesleki hayatım, endişelerim ve korkularım, yaşadığım travmalar, muayene verilerim gibi sağlık verilerimin doğru klinik değerlendirmemin sağlanması ve psikoterapi ile çözümü amacıyla; kişinin kendisinin hayatı veya beden bütünlüğünün korunmasını gerektiren bir durum meydana geldiğinde en kısa sürede müdahalenin yapılabilmesi amacıyla sağlık verilerim ile kişisel verilerimin ve özel nitelikli kişisel verilerimin kayıt altına alınmasına ve işlenmesine, aynı amaçlarla yurt içinde kanunen yetkili kamu kuruluşlarına ve kanunen yetkili özel kişilere aktarılmasına, Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaç ve ilkeler kapsamında işlenmesine ve aktarılmasına açık rızam bulunmaktadır.

Yukarıda sayılan kimlik, iletişim ve özlük verilerimin benimle iletişime geçecek İstanbul Sağlık ve Teknoloji Üniversitesi ilgili birim personeli ile ve yine kimlik, iletişim, özlük verilerimin ve özel nitelikli kişisel verilerim ile sağlık verilerim de dâhil kişisel verilerim ile görüntü ve ses kayıtlarımın alınmasına, bu kayıtların Danışılan tarafından gerekli görülmesi halinde üniversiteniz hocaları ve üniversitenizde çalışan diğer klinik psikologlar, psikoterapistler ile paylaşılmasına ve e-posta hizmeti, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet, Google Duo, WhatsApp ve sair altyapıları ve veri merkezleri yurt dışında olan bulut tabanlı uzaktan erişim platformlarının kullanılması nedeniyle yurt dışına aktarılmasına açık rızam bulunmaktadır.